Facturen aanmaken met Membro

Met Membro kan je makkelijk facturen aanmaken voor jouw leden. Want wat zou een vereniging of stichting zijn zonder inkomsten?

Omdat je in Membro ledentypes kan toevoegen aan leden, is het vrij makkelijk om te berekenen hoeveel een lid moet betalen voor een bepaalde periode. Per ledentype stel je namelijk een kosten en periode in, bijvoorbeeld € 100,- per jaar of € 5,- eenmalig. Vervolgens geef je jouw leden een ledentype met eventueel een start- en/of einddatum.

Facturen aanmaken

Facturen aanmaken doe je op de pagina “Financiën” (onder “Financieel”). En eigenlijk is het zo simpel mogelijk gemaakt:

Klik op de knop “Verwerk financiën”.
Vul het jaar, de periodes (die overeenkomen met de periodes uit de ledentypes) in.
Bepaal een factuurdatum en een eerste factuurnummer (Membro zal vanzelf doortellen vanaf dit nummer).
Vul voor handmatige betalingen een betaaltermijn in.
Vul voor de incasso een incassodatum in.
En maak de factuur eventueel extra persoonlijk met een vrije tekst bovenaan en onderaan de factuur.
Druk op “Start de verwerking” om Membro aan het werk te zetten.

En klaar!

Acties met factuur verwerkingen

Voor aangemaakte verwerkingen heb je een aantal opties:

Klik op het envelopje om facturen te e-mailen. Je hebt hierbij de optie of je alle facturen wil versturen, alleen de betaalde of juist de onbetaalde facturen.
Klik op het pijltje naar beneden om de facturen te downloaden. Dit kan als PDF, Excel bestand, incasso Excel bestand of incasso XML bestand (PAIN008). Ook hierbij heb je de optie om alle facturen, de betaalde facturen of de onbetaalde facturen te selecteren. Daarnaast kan je alleen de items downloaden van leden waar geen e-mailadres van bekend is.
Met het gele knopje kan je een verwerking archiveren. De verwerking blijft beschikbaar in Membro, maar is niet direct zichtbaar in je overzicht.
Met het rode prullenbakje kan je een verwerking verwijderen. De verwerking is dan niet meer beschikbaar in Membro. Voor jou niet, maar ook niet voor leden die al een link hebben ontvangen.
Met het oogje kan je alle aangemaakte facturen inzien, ook hier heb je meerdere acties per factuur, zie hieronder.

Acties met facturen

Als je op het oogje hebt geklikt, heb je de volgende opties:

Klik op het factuurnummer om de factuur online te bekijken. Dit is ook de link die per e-mail verstuurd kan worden naar leden.
Onder “Betaald” kan je een factuur op (niet) betaald zetten.
Met het envelopje kan je deze ene factuur e-mailen naar het lid.
Met het pijltje naar beneden kan je de factuur downloaden als PDF.
Met het gele knopje met de ronde pijl kan je een creditfactuur aanmaken, als er iets fout is gegaan.
Met het rode knopje kan je een factuur verwijderen. Deze zal niet meer beschikbaar zijn in Membro.

Overige opties op het scherm

Bovenaan de pagina vind je ook nog 2 extra knoppen:

“Toon alle openstaande facturen” opent een lijst met alle openstaande facturen. Hierbij heb je dezelfde opties als hierboven beschreven.
“Toon gearchiveerde verwerkingen” zorgt dat factuur verwerkingen die je eerder gearchiveerd hebt, zichtbaar worden. Met het groene knopje kan je deze archivering ongedaan maken.