Tegenwoordig zijn er nog veel verenigingen die werken met een offline ledenadministratie, terwijl er betere alternatieven zijn. Gebruik van een online ledenadministratie brengt voordelen met zich mee. Deze liggen op het gebied van flexibiliteit, veiligheid en efficiëntie.
Bij een ouderwetse offline ledenadministratie vormen deze punten juist vaak de nadelen. Men moet hierbij denken aan een Excel spreadsheet of een programma op CD-Rom zoals Davilex of PC Leden. Hieronder zullen de voordelen van een online administratie ten opzichte van de nadelen van een offline administratie gegeven worden.
Offline ledenadministratie is beperkt
Kost veel tijd, geeft minder overzicht en is nooit 100% up-to-date.
De administratie is vaak maar beschikbaar op één vaste computer. Vaak is de software al een paar jaartjes ouder. Doordat de gegevens op één plek staan is er een verhoogt risico op dataverlies.
Gesloten. Leden kunnen hun eigen gegevens niet zomaar inzien, laat staan hun gegevens zelf up to date houden.
Foutgevoelig. Verhuizingen en andere mutaties moeten allemaal via de secretaris of de penningmeester. Deze moeten met de hand verwerkt worden, dit is foutgevoelig en kostbaar.
Moeilijk om overzicht te houden. Het zoeken en groeperen van leden aan de hand van speciale criteria is vaak niet mogelijk.
Gebrekkige continuïteit. Vaak weet maar één iemand hoe de administratie ‘werkt’, dit geldt met name voor een zelf gebouwde Excelsheet.
Online ledenadministratie in de cloud
Kost minder tijd, geeft meer overzicht en is beter up-to-date.
Updates. Nieuwe functies die worden ontwikkeld in de software zijn direct voor iedereen die met de ledenadministratie werkt beschikbaar.
Altijd een back-up. De kans op dataverlies is veel kleiner door automatische back-ups.
Aansluitbaar. Er kunnen andere toepassingen mee worden gekoppeld. Bijvoorbeeld de financiële administratie, de website of nieuwsbrieven.
Openheid naar leden. Leden kunnen via de website hun eigen gegevens inzien en wijzigingen doorgeven.
Breed beschikbaar. Iedereen met internet heeft toegang tot de ledenadministratie, thuis en op het clubhuis/kantoor van de vereniging.
Gratis uitproberen?
Membro biedt de voordelen van een online ledenadministratie en meer. Wil je ervaren hoe het is om met een online ledenadministratie te werken? Vraag dan een testomgeving aan via het contactformulier en probeer Membro gratis uit.
Hoi, ik ben Pieter Naber
En ik ben de bedenker en maker van Membro.
Benieuwd wat Membro voor jouw vereniging of stichting kan betekenen?
Plan dan een gratis online afspraak met mij.
