Voor veel verenigingen is een efficiënte ledenadministratie een uitdaging. De Leiderdorpse Reddingsbrigade, met haar bijna 150 actieve leden, kreeg ook te maken met deze uitdaging. De verschillende administratieve taken waren verdeeld over meerdere bestuursleden, elk met hun eigen systeem. Dit leidde regelmatig tot communicatieproblemen en dubbel werk. De vereniging besloot daarom de overstap te maken naar Membro, een gespecialiseerde online ledenadministratie-software.
Van versnippering naar centrale administratie
“Voorheen hadden we onze ledenadministratie verspreid over verschillende plekken,” vertelt het bestuur. “De secretaris werkte met Excel-lijsten, terwijl de penningmeester een apart adressenbestand bijhield in de bankapplicatie. Voor de voorzitter was het vaak lastig om snel toegang te krijgen tot de juiste informatie.”
Deze versnippering van gegevens maakte het niet alleen tijdrovend om informatie te vinden, maar verhoogde ook de kans op fouten bij het doorvoeren van wijzigingen. Met de implementatie van Membro heeft de vereniging nu één centrale plek waar alle ledeninformatie wordt bijgehouden en beheerd.
Overzichtelijke groepsindeling
De Leiderdorpse Reddingsbrigade heeft haar leden onderverdeeld in verschillende trainingsgroepen. Met Membro kunnen ze nu eenvoudig onderscheid maken tussen de woensdaggroep, de zaterdaggroep en het kader. Dit maakt het veel gemakkelijker om gerichte informatie te delen met specifieke groepen en om trainingen en activiteiten te plannen.
Stapsgewijze implementatie
De vereniging heeft ervoor gekozen om Membro gefaseerd in gebruik te nemen. In eerste instantie ligt de focus op het optimaliseren van de ledenadministratie. “We merken nu al een enorm verschil in de efficiëntie van ons administratieve proces,” aldus het bestuur. “Vooral het examensecretariaat en het bestuur hebben nu veel beter overzicht over alle gegevens.”
In de komende periode zal de vereniging ook andere functionaliteiten van Membro gaan benutten, waaronder:
- De factureringsmodule voor het automatiseren van contributiebetaling
- Het examensecretariaat voor het plannen en administreren van examens
- De evenementenplanning voor het organiseren van activiteiten
Toegang tot de juiste informatie
Een van de grootste voordelen van Membro is dat de juiste mensen toegang hebben tot precies die informatie die ze nodig hebben. Dit zorgt niet alleen voor een efficiëntere werkwijze, maar waarborgt ook de privacy van de leden conform de AVG-richtlijnen.
Toekomstperspectief
Met deze digitale professionaliseringsslag is de Leiderdorpse Reddingsbrigade klaar voor de toekomst. Door de centralisatie van de ledenadministratie en de mogelijkheid om stap voor stap meer functionaliteiten te implementeren, kan de vereniging zich blijven ontwikkelen en haar leden nog beter van dienst zijn.
