Wie?
De 3 October Vereeniging, verantwoordelijk voor de organisatie van het jaarlijkse bevrijdingsfeest in Leiden, inclusief de iconische Grote Optocht.
Wat?
De implementatie van Membro als figuranten app voor het beheer en de coördinatie van bijna 800 figuranten tijdens de Grote Optocht.
Uitdaging
De 3 October Vereeniging stond voor de uitdaging om het proces van figurantenregistratie, gegevensbeheer en coördinatie op de dag zelf te stroomlijnen voor een evenement van aanzienlijke omvang en cultureel belang.
Bijna 800 vrijwilligers schrijven zich van tevoren in voor de Grote Optocht. Deze vrijwilligers moeten ingedeeld worden over verschillende onderdelen van de optocht en schmink en kleding moeten (op maat) klaarstaan voor deze vrijwilligers. Op de dag zelf moeten deze vrijwilligers snel naar de goede plek voor kleding geleid worden, zodat de Grote Optocht op tijd kan starten.
Aanpak
- Implementatie van Membro als centrale figuranten app
- Creatie van een gebruiksvriendelijk inschrijfproces voor nieuwe figuranten
- Ontwikkeling van een login-systeem voor bestaande figuranten om gegevens te updaten
- Integratie van een scanfunctie voor efficiënte coördinatie op de dag van het evenement
Resultaat
- Vereenvoudigde inschrijving: Nieuwe figuranten kunnen zich nu eenvoudig online aanmelden en hun kledingmaten doorgeven.
- Verbeterd gegevensbeheer: Bestaande figuranten kunnen inloggen en hun informatie, zoals kledingmaten, zelf bijwerken.
- Efficiënte event-dag coördinatie: Membro’s scanfunctie zorgt voor snelle doorverwijzing van figuranten naar de juiste locaties voor kleding en schmink.
- Verhoogde organisatorische efficiëntie: Het centrale systeem vermindert administratieve lasten en minimaliseert fouten.
- Lokale trots: Als Leids bedrijf versterkt Membro de lokale gemeenschap door samen te werken met één van de grootste verenigingen in Leiden.
Deze case study illustreert hoe Membro’s flexibele software oplossingen kan bieden voor unieke evenementen en verenigingen, waarbij zowel de organisatorische efficiëntie als de deelnemerservaring worden verbeterd.